Für den zügigen und reibungsfreien Bauablauf ist der „Planungsvorlauf“ entscheidend. Eine realistische Terminschiene sollte bereits zu Beginn der Beratungsgespräche abgestimmt und im Rahmen der Projektentwicklung fortlaufend überprüft werden. Es sind Zeiträume zu berücksichtigen für eine eventuelle Grundstückssuche, die Grundlagenermittlung und Vorplanung, Entwurfserstellung sowie für das Erstellen und Verhandeln von Festpreisangeboten. Erst nach Klärung der Wirtschaftlichkeit und Finanzierungsmöglichkeiten sollte gegebenenfalls das Grundstück gekauft, die Darlehensvereinbarung unterschrieben und der Auftrag für die komplette Planung und schlüsselfertige Bauausführung erteilt werden. Für die anschließende Erstellung und Einreichung des Bauantrages ist eine feste Terminvereinbarung üblich. Die Genehmigungszeit sollte möglichst auf Basis von Vorgesprächen mit den Behörden realistisch eingeschätzt werden. Nach Erteilung der Baugenehmigung und einem kurzen Vorlauf für die Baustellendisposition erfolgt dann der Baubeginn.

In einer sehr frühen Projektphase wird zunächst ein noch grobes Flächenkonzept für das Gebäude und die Außenanlagen entwickelt. Unter Berücksichtigung von nicht zu bebauenden Grünflächen können so die ideale Grundstücksgröße und weitere Anforderungen, die das Grundstück erfüllen sollte, besprochen werden. Liegt dann ein Kaufangebot für ein konkretes Grundstück vor, kann die umfangreiche Projektentwicklung starten. Alle wesentlichen Fragen zum Grundstück, zur Bebauung und zur Finanzierung sind kompetent und zuverlässig zu klären. Das Grundstück sollte für diesen Zeitraum der Projektentwicklung fest reserviert werden. Erst sobald alle mit dem Grundstück verbundenen Kosten bekannt und die Gesamtinvestition über einen Festpreis und garantierte Bauzeiten sichergestellt ist, sollte das Grundstück gekauft werden.

Optimale Funktionsabläufe, wirtschaftliche Bauweisen und ansprechende Architektur müssen in Einklang gebracht werden. Empfehlenswert ist eine „zeitlose“ Architektur, die eine gute Basis für wechselnde Trends bietet. Sämtliche bauherrenseitigen Fachplanungen, z.B. die Werkstatt- oder Betriebsausrüstung, Lagereinrichtung, Hersteller-CI, Werbeanlagen, EDV, Möblierung – um nur einige zu nennen – sind in die Entwurfsplanung zu integrieren. Nur so lassen sich „Schnittstellenprobleme“ vermeiden.
Im Entwurfskonzept ist immer der gesamte „Gebäudelebenszyklus“ zu betrachten. So sind etwa heutige Investitionen mit zukünftigen Nutzungsmöglichkeiten abzuwägen, wenn man beispielsweise an eine später geplante Installation einer PV-Anlage denkt. Angesprochen sind hier aber auch spätere Erweiterungsoptionen, die vom Entwurfskonzept bis zur Konstruktion und Statik berücksichtigt werden sollten. Eine natürliche Belüftung und Belichtung sowie insbesondere eine moderne Haustechnik hilft, spätere Betriebskosten zu senken und das Gebäude langfristig wirtschaftlich zu betreiben. Auch Kosten für den Unterhalt und die Pflege sollten nicht außer Acht gelassen werden.